Werken met meerdere organisaties in Moodle LMS

Regelmatig krijg ik vragen of het mogelijk is om met meerdere organisaties te werken in één Moodle LMS systeem. Met een krachtig Open Source systeem zoals Moodle, zijn er eigenlijk géén grenzen. Maar hoe pak je het dan aan, en wat zijn dan de voor -en nadelen? Bij LT&C is het streven dat je zo dicht mogelijk op de standaard blijft en alleen plugins gebruikt als het echt niet anders kan.

Deze blog gaat over het verhaal van een aantal van mijn klanten die met meerdere organisaties werken in hun Moodle LMS systeem, dankzij plugins en de Moodle standaard API.

Meerdere organisaties in 1 Moodle LMS system!

Hoe dan? Moodle LMS heeft toch geen multitenancy en organisatiestructuur? Nee dat klopt. Maar Moodle heeft wel heel krachtige API’s en een rollen-/rechten- structuur waar je toch een heel eind kunt komen.

Uiteraard heeft het werken met meerdere organisaties Moodle LMS  wat mitsen en maren. Je moet bijvoorbeeld goed nadenken over hoe om te gaan met het webadres wanneer je meerdere organisaties (of merken) met 1 Moodle installatie wil laten werken. Of welke collega’s waar wel en niet bij mogen, bijvoorbeeld in verband met de AVG regels.

Hoe ga je om met het webadres?

De meeste organisaties kiezen uiteindelijk voor een ‘neutraal’ webadres, waar de content voor alle organisaties of merken te vinden is. Je kunt er ook voor kiezen iedere organisatie of merk een eigen webadres te geven en deze dan via het DNS laten doorlinkt naar het ‘neutrale’ webadres. Dit wordt echter veelal als omslachtig en onhandig ervaren.

Hoe gaan we om met verschillende huisstijlen?

Hier zijn weer verschillende oplossingen. Denk aan de profile field based theme delivery plugin van de ULM universiteit. Deze plugin heb ik lang gebruikt bij verschillende organisaties en werkt bijzonder goed. Het enige waar we tegen aanliepen was dat we ook zoveel child thema’s hadden om te onderhouden.

Afgelopen jaar bedachte we daar een oplossing voor. In opdracht van een van de klanten ontwikkelde LT&C de lokale plugin custum css preset. Met deze lokale plugin kunnen we presets maken en deze koppelen aan:

  • Een custom profielveld waarde.
  • (sub)categorieën
  • En zelfs cursussen

Het voordeel je hebt maar 1 basis thema nodig. De plugin werkt uiteraard goed samen met de standaard thema’s van Moodle: Boost en Classic. En inmiddels heef het zich ook bewezen met het community thema Foundation.

Wil jij meer weten over de Custom CSS plugin? Neem dan contact op met LT&C.

Uiteraard zit hier ook een klein addertje onder het gras. Hierbij maakt het niet zoveel uit of je de plugin van de universiteit van ULM gebruikt of onze versie. De eigen huisstijl wordt pas zichtbaar ná login. Wat wij dus doen is de standaard login pagina van Moodle een generieke huisstijl geven.

Hoe ga je om met het beheren van accounts?

Dat is een van de grootste uitdagingen. Want vanuit Moodle LMS gezien kun je gebruikersbeheer niet splitsen in groepen. Er is namelijk maar 1 recht, en als je die aan iemand geeft dan zien ze alles.

Wat wij doen is met de organisatie niet alleen kijken naar hoe zij  willen omgaan met account beheer, maar ook het uitleveren van cursussen.

Het wordt namelijk al een heel stuk makkelijker wanneer de organisatie het beheren van de accounts wegleggen in ERP of CRM systemen, zoals AFAS, Salesforce, Planaday etc. Maar uiteraard is het ook mogelijk om zelf iets te bouwen (of laten bouwen) waarbij de Moodle API’s worden aangeroepen.

Het mooie namelijk van Moodle is dat de API’s ontzettend goed gebruikt kunnen worden voor het beheren van accounts. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat het volledige beheer daarvan niet in Moodle plaatsvindt, en heb je dus geen enkele reden om andere buiten sitebeheerders de volledige rechten te geven.

Onze ervaring is dat ook bij het werken met meerdere organisaties er altijd wel een hoofdorganisatie is of systeem waarmee gekoppeld moet worden. En deze kan dan dienen als het centrale Moodle beheerpunt. Vanuit IT beheer gezien is het hebben van één hoofdorganisatie sowieso een must, want anders wordt het een drama wanneer je gaat upgraden. Want wie is dan verantwoordelijk?!

Hoe ga je om met het aanmelden van gebruikers op een cursus.

Wanneer je organisatie een beheersysteem ervoor heeft zitten is het handig om daar het aanmelden op cursussen ook mee te regelen. Kijk wel goed naar wat er standaard mogelijk is en bepaal eventueel aan de hand daarvan wat je aanvullend nodig hebt.

Om toegang te krijgen tot de content in een Moodle leeromgeving heb je een gebruikersnaam en wachtwoord nodig (een account). Wanneer de Moodle installatie gebruikt wordt in een school situatie, weet je als school aan het begin van het jaar welke studenten je hebt en welke vakken ze volgen. Maar Moodle wordt ook in heel andere situaties gebruikt, bijvoorbeeld in de “commerciële” sector of om leveranciers te trainen met materiaal om te gaan.

Voor het aanmaken en authentiseren van accounts van medewerkers gebruiken wij ook vaak de standaard OATH2 koppeling.

Voor het aanmelden op cursussen gebruiken wij bijvoorbeeld:

  • Enrol by User Profile field. Deze methode zorgt ervoor dat iemand aangemeld wordt op een cursus, in een de gewenste rol op basis van waardes in zijn profielvelden. Met de OATH2 standaard is het mogelijk om de standaard Moodle profielvelden automatisch te vullen met waardes. Het kan echter een nadeel zijn omdat je dit bij elke cursus moet instellen.
  • Auto enrol plugin. Met deze methode kun je ervoor kiezen dat een cursist wordt aangemeld op een cursus doordat ze cursusurl aanroepen. Deze plugin biedt ook mogelijkheden zoals groeperingen en beperkt toegang.
  • Cursus Uitlevering. Dit is een nieuwe plugin ontwikkelt door LT&C voor een van onze klanten. Met deze plugin kunnen cursussen middels een unieke en veilige url worden uitgeleverd via de Mijn Startpagina door bijvoorbeeld: Managers.

Wil jij meer weten over de plugin Cursus uitleveren? Neem dan contact op met LT&C.

Hoe groepeer je gebruikers in een cursus, bijvoorbeeld om rapportages te scheidde?

Dan biedt de Moodle Plugin database hier ook een uitkomst. Ik ben zelf fan van de Auto Group plugin omdat je deze kan instellen op basis van een waarde in een profielveld. Deze plugin is tevens standaard op siteniveau in te stellen, zodat het automatisch op de juiste manier in alle cursussen wordt toegevoegd.

En wil je niet dat je docent iedereen in de groep ziet, maar alleen diegene in zijn eigen groep? Geen enkel probleem, want dan pas je gewoon de rechten aan van deze rol!

Door je cursus in groepen te verdelen, en je rechten/rollen aan te passen, zorg je er automatisch voor dat ze alleen de rapportages zien van hun eigen groep.

Hoe ga je om met het beheren van cursussen?

In de Moodle LMS heb je de rol van cursusaanmaker zitten. Deze rol heeft precies de rechten om te zorgen dat iemand een cursus kan aanmaken. Standaard wijs je deze op systeemniveau toe, maar je kan deze ook makkelijk wijzigen om dat bijvoorbeeld alleen op categorieniveau te doen. Op deze manier voorkom je dat een gebruiker ook in andere categorieën mag werken.

Wil je meer weten over hoe wij bij LT&C dit aanpakken óf over de genoemde plugins. Neem dan contact op met LT&C.

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

 

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten