Een webinar wordt vaak ingezet voor marketingdoeleinde, maar juist een webinar is prima geschikt om ook voor trainingen te gebruiken. Dit medium sluit namelijk het meeste aan bij klassikaal onderwijs. Bij een webinar maak je namelijk gebruik van illustraties, geluid en interactie om je boodschap over te brengen.
Company Webcast B.V. hield deze week een webinarsessie over het organiseren van webinars. Dat klinkt heel raar, maar uiteindelijk is het logischer dan je denkt. Want net zoals je een training, bijeenkomst of een les opzet. Komt er ook bij het organiseren van een webinar en aantal zaken kijken zoals: het budget, je doel(groep), je marketingstrategie, de techniek en voorbereiding.
Zo moet je bijvoorbeeld vooraf goed nadenken over de vraag: hoe ga je om met vragen die gesteld worden. Want tijdens een “live” bijeenkomst zie je als docent/spreker wie er een vraag heeft, doordat iemand zijn hand opsteekt en/of lichaamstaal. Bij een webinar werkt dit anders, omdat jij wel zichtbaar bent voor de deelnemers maar jij ziet hun (vaak) niet.
Lees verder voor een aantal praktische tips bij het organiseren van webinars en vergeet niet Hét Grote Webinarboek van Company Webcast B.V. te downloaden.
Het Webinair programma
Voor je budget is het handig om vooraf te weten welke tool je gaat gebruiken. Je kunt er voor kiezen om te werken met een professionele partij, zoals Company Webcast B.V. Het voordeel hiervan is dat je hele back-office en studio helemaal geregeld kan worden voor je. Maar je hebt ook andere mogelijkheden zoals:
Het voordeel van BigBlueButton is dat het een open source optie is, die u dus zelf óf via een hostingsbureau kunt laten draaien.
Hoelang mag een webinar duren?
Hoelang een webinar duurt bepaal je natuurlijk uiteindelijk zelf. Zolang jij je deelnemers kunt boeien, zullen ze blijven zitten. Vanuit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde webinar 54 minuten duurt.
Wat is het meest geschikte moment om een webinar te organiseren
Dit is natuurlijk geheel afhankelijk van je doelgroep, maar ’s ochtends van 11:00 tot 12:00 en ’s middags tussen 15:00 en 17:00 zijn toch wel redelijk gangbare tijden. Waarom? De meeste vergaderingen worden ’s ochtends tussen 9:00 en 11:00 en ’s middags na de lunch tot 15:00 uur georganiseerd. Bij een training kun je dit natuurlijk anders aanpakken, door bijvoorbeeld bij of na inschrijving een dag met tijdvoorstellen te komen.
Voorbereiding
In een klaslokaal of lezing zal niet snel iemand opstaan en weglopen, bij een webinar gaat dat anders. Hier ben je anoniem en kun je dus veel sneller er tussen uitgaan, al is het maar vanwege een “technische storing”. Net zoals wanneer je voor een klas/groep staat is een goede voorbereiding essentieel.
- Zorg ervoor dat je docent/spreker vooraf goed voorbereid is op hoe het programma werkt.
- Begin op tijd.
- Kijk in de camera.
- Let op je “tone of voice” – praat niet te eentoning.
- Wijk niet af van het onderwerp dat je bespreekt.
En meest belangrijke toch wel: test alles! Bij webinars is dezelfde regel van toepassing als wanneer je een presentatie geeft tijdens een congres of training. Heb je een videofragment dan test je altijd even of het geluid goed loopt, de video wel afdraait. Loopt de poll goed? Upload de presentatie wel in het systeem? Kan ik mijn scherm delen? Etc…etc…
De webinar zelf
Bij de meeste programma’s heb je de mogelijkheid om een (powerpoint) presentatie inladen, scherm delen, een webcam te gebruiken en een chat optie. De mogelijkheden zijn en beetje afhankelijk van het programma dat je gaat gebruiken. Het is dan ook raadzaam dat je vooraf goed idee hebt op welke manier je interactie wilt met je deelnemers; hoe ga je om met vragen.
Bij grote groepen is het raadzaam om te gaan werken met moderators. De moderators moeten goed gebriefd worden over de vragen die zij kunnen verwachten en de antwoorden die daarbij horen. Je kunt iemand aanwijzen die voor jouw alle vragen “verzamelt”, en je ze op een aangegeven moment beantwoord. Sommige programma’s hebben ook een mogelijkheid dat een deelnemer “een hand” kan opsteken. Raadzaam is dat deze persoon de vraag via een chatoptie stelt, en niet via de microfoon. Hiermee ga je voorkomen dat mensen door elkaar gaan praten en/of storende geluiden te horen zijn. Bijvoorbeeld iemand die koffie drinkt.
Maak je gebruik van Moodle – of een ander leersysteem? Overweeg dan om modules / plugings in te zeten die je kunnen helpen. Bij Moodle kun je bijvoorbeeld activiteiten als hot question, Realtime-quize, keuze of Onderzoek inzetten om deelnemers vragen te laten stellen, kennistoets of en een poll te houden.
Evalueer je webinar altijd. Je webinar is niet anders dan een training die je geeft, hoe vaker je het doet hoe beter het gaat. Vraag je deelnemers dan altijd om een korte vragenlijst in te vullen wat zij ervan vonden. Deze feedback kun je dan weer meenemen naar een volgende keer.
Na de webinar
Bijna alle webinarprogramma’s hebben de mogelijkheid om een sessie op te nemen. Het opnemen van webinars is een echte aanrader. Je kunt hiermee niet alleen deelnemers die de sessie gemist hebben of nog eens willen zien faciliteren, maar het is ook nog eens inzetbaar voor marketing en/of commerciële doeleinde. Zo kun je deze webinar gebruiken om bij een nieuwe training in te zetten in je marketingstrategie, bij bloggen of om aan te bieden als “on-demand” service.