Een dag uit het leven van ..

…een Moodle™ Functioneel beheerder. Over het algemeen schrijf ik alleen blogs over het gebruik van Moodle™ LMS. Maar het leek mij ook eens leuk om een dag uit mijn leven als Functioneel Beheerder te delen.

Als Functioneel Beheerder weet je wat er speelt in een organisatie

Over het algemeen werk ik vanuit thuis, maar er zijn dagen bij dat ik toch naar locatie ga. En zodoende zat ik om 7 uur in de auto op weg naar mijn opdrachtgever. Al enige jaren ondersteun ik dit Functioneel Beheer team als onafhankelijk adviseur. Toen ik hoorde dat een van de dames met zwangerschapsverlof ging. Lag het wat mij betreft voor de hand, dat ik haar tijdelijk zou vervangen.

Nadat ik mijn werkplek had ingericht, vlug even naar het koffieapparaat om een bakje te pakken om dan bijgepraat te worden tijdens de dagstart. Omdat ik niet alle dagen werk voor ze, vind ik een dagstart erg prettig, want zo wordt ik snel bijgepraat over zaken die afgelopen dagen, zoals een supportvraag waar het niet duidelijk is wat het probleem is.

Naast de dagstart stond er vandaag ook een gesprek gepland met de leidinggevende, waar naast strategische zaken uiteraard ook besproken wordt: hoe het nu gaat en o.a. voorbereidingen rondom Moodle 4.1 upgrade.

Een Functioneel Beheerder werkt samen met de organisatie

Zoals altijd vloog de tijd vloog voorbij en ik bevond mij al snel weer in de auto. Vlug check ik mijn telefoon of er nog bijzondere zaken in de email terecht gekomen zijn. Want tja… het andere werk gaat gewoon door. Op mijn gemak reed ik naar mijn volgende klant. Deze klant had ik al een hele tijd niet gesproken, en was hoog tijd om even bij te praten.

Ik kijk uit naar het gesprek met een van mijn eerste klanten. Met al mijn klanten heb ik wel een bijzondere connectie. Als een van mijn eerste klanten heeft zij niet alleen mijn zakelijke maar ook persoonlijke groei van dichtbij meegemaakt. Ik vind het dan ook ontzettend fijn om tijdens een heerlijke lunch even bij te praten over waar zij op dit moment mee bezig is en de toekomst van haar leeromgeving.

Een Functioneel Beheerder volgt haar gevoel

Vlug ga ik door naar mijn volgende en laatste afspraak. Bij een check van mijn mail, zie ik dat mijn monitoringsysteem een downtime melding geeft van een Moodle™ leeromgeving die niet door ons zelf wordt gehost. Voor de zekerheid bel ik de hostingspartij. Misschien is er een centraal probleem. De medewerker bevestigt dat de omgeving down is. Maar is vrij stellig dat er géén andere problemen of werkzaamheden zijn.

Er zit niets anders op om de klant te bellen, de omgeving is al langer dan een half uur down. Mijn gevoel zegt dat het niet bij de klant ligt, maar ik zal het moeten aantonen. Daarnaast moeten ze weten dat de omgeving niet bereikbaar is.

Mijn contactpersoon bevestigt mijn gevoel: er zijn géén recente wijzigingen gedaan aan het DNS. Ik vraag ze of ze mij een screenshot van het DNS kan mailen. Die kan ik dan delen met de hostingspartij. Als ik de screenshot binnen krijg, zie ik zelf dat het DNS staat goed. In de mail wordt voorgesteld om een instelling te wijzigen. Vlug reageer ik dat ze dit kunnen proberen. Het werkte. Opgelucht zie ik dat de leeromgeving weer online komt.

Onderweg naar huis blijft het verhaal in mijn achterhoofd spelen. Mijn beslissing om na het eten toch nog even in te duiken, verandert als ik bij thuiskom een nieuw issue voorbij zie komen. Dit keer kon er niet via LTI ingelogd worden op een andere omgeving.

Er gaan meerdere alarmbellen af. Dit is wel apart, twee verbindingsincidenten bij dezelfde hostingpartij op dezelfde dag. Dat kan geen toeval meer zijn, maar voordat ik ga bellen wil ik dit wel eerst mijn eigen ogen zien.

Bij LTI problemen heb ik mijn standaard checks. En net zoals de melder constateer ik, dat het niet lukt om via andere LMS omgevingen binnen te komen. Snel nog even proberen op een andere omgeving, die bij dezelfde partij staat gehost, ook hier lukt het niet.

Even snel schakelen met mijn klant, we besluiten dat ik de storingsdienst ga bellen, aangezien hun primaire dienstverlening content via LTI aanleveren. De storingsdienst medewerker hoort geduldig mijn verhaal aan. Ik vertel hem tevens dat ik het opmerkelijk vind dat volgens de logs van deze omgevingen, het probleem rondom hetzelfde tijdstip gestart is als de downtime melding die ik had. De storingsdienst medewerker geeft aan dat hij het nader gaat onderzoeken. Intussen ga ik een mail sturen naar mijn getroffen klanten, zodat zij morgenochtend meteen op de hoogte zijn.

Functioneel Beheerder gaat verder dan problemen oplossen

Als je nu dacht dat mijn dag voorbij was, had je het mist. Net voordat ik wil afsluiten, komt er een melding in mijn mailbox binnen die ik niet had verwacht. Weer van een omgeving van dezelfde hostingspartij. Dit keer is het een melding van een functionaliteit die uit hoort te staan. Ik besluit een vlugge blik te doen op de Moodle configuratielog – het is geen beheerder geweest. Ik zet de functionaliteit uit en besluit morgen verder te gaan informeren.

Nu start ik formeel om 9 uur, maar het is vaste prik dat ik al vanaf 8 uur mijn mail controleer. Dit keer een mailtje van de IT servicedesk van de leeromgeving waar ik de e-mail melding vandaan had zien komen. Er zijn meer dan 700 mailtjes verstuurd. Met mijn boterham in de hand, start ik de laptop op. Nog voordat ik de IT servicedesk kan bellen, wordt ik op mijn mobiel gebeld door de Academie.

Er is onrust onder de medewerkers, want de IT servicedesk heeft het over spam en dat er niet geklikt mag worden op de link. Ik stel haar snel gerust dat het zeker géén spam is, maar een functionaliteit die niet had moeten werken toch iets heeft gedaan. Nee, ik weet nog niet waarom die toch aan is gegaan.

De cron taken log geeft mij aan dat er maar liefst 877 meldingen zijn uitgestuurd naar verschillende gebruikersgroepen. Enigszins opgelucht constateer ik dat het daarbij is gebleven, waarschijnlijk omdat ik de functie had uitgezet.

Een Functioneel Beheerder legt connecties en verbanden

In mijn hoofd som ik de problemen op:

  • Een DNS probleem.
  • LTI provider die niet werkte waardoor niet ingelogd kunnen worden.
  • Meldingen die worden verstuurd door een functionaliteit die uitgeschakeld is door de hostingspartij.

Snel doe ik een controle op de vijf omgevingen, die nog bij deze partij worden gehost. Mijn vermoedde wordt bevestigd. Ik kan aan instellingen komen die normaal zijn uitgeschakeld. Er is een probleem met een serverconfiguratie.

Aangezien het nog geen 9 uur dus bel ik de storingsdienst. Ik krijg dezelfde medewerker aan de lijn. Deze verteld mij dat hij het probleem nog niet had gevonden. Ja, de mail meldingen hadden zij ook voorbij zien komen. Ze hadden zo een gezamenlijk overleg. Vlug informeer ik over mijn bevindingen. Hij ging het meteen controleren.

Slechts een paar minuten later verschijnt er een bericht in mijn WhatsApp met een dankjewel. Het was inderdaad, wat ik dacht dat het was. Het probleem was opgelost, nu snel door.

Functioneel Beheerders verbinden, informeren en analyseren

Even verschijnt er een glimlach op mijn gezicht. Ik ben blij dat ik een bijdrage heb kunnen leveren in het vinden van het probleem. Maar we zijn er nog niet. Vlug verzamel ik mijn team om mij heen, en beginnen we met:

  1. Het informeren van de getroffen klanten.
  2. Analyseren van logs.
  3. In kaart brengen van de functionaliteiten die deze hostingspartij uitschakelen, om zo een plan te maken hoe we dit in het vervolg kunnen voorkomen.
  4. Inplannen van de configuratie aanpassingen.

De rol van een  Functioneel Beheerder zal per organisatie anders ingevuld worden. Wat er echter altijd overeenkomt is dat een Functioneel Beheerder verantwoordelijk is voor de informatiestromen, de vertaalslag tussen de processen – wensen en mogelijkheden die Moodle™ LMS en schakelt met hosting -en technisch partijen.

Bij LT&C hebben wij in 2021 is de rol van Functioneel Beheer samengevoegd met de IT rollen Technisch -en Applicatiebeheerder. Waardoor wij klanten services kunnen bieden, waarbij zij volledig ontzorgen worden in het beheren van Moodle™ LMS. Deze samenvoeging wordt onder andere mogelijk gemaakt dankzij onze samenwerkingspartners: Sebsoft en Rimote.

Heb je geen eigen Moodle Functioneel Beheerder? Twijfel je of jouw huidige serviceverlener de juiste keuze is voor jullie organisatie? Neem dan contact op met LT&C. LT&C zelf is al ruim 11 jaar gespecialiseerd in het functioneel -en applicatie beheer van Moodle™ LMS leeromgeving. Samen met onze partners zorgen wij voor een stabiele, toegankelijke en veilige omgeving voor lerende.